Wybór partnera odpowiedzialnego za przewóz towarów nie powinien sprowadzać się wyłącznie do porównania stawek. Dwie oferty mogą wyglądać podobnie pod względem ceny, a jednocześnie znacząco różnić się zakresem odpowiedzialności, dostępnością przewoźników, sposobem komunikacji czy doświadczeniem na konkretnych kierunkach.
Ma to szczególne znaczenie w firmach, dla których transport jest stałym elementem działalności. Opóźnienie jednego samochodu może wpłynąć na pracę magazynu, produkcji albo terminową realizację zamówienia dla kontrahenta. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić nie tylko to, ile kosztuje przewóz, ale przede wszystkim, kto i w jaki sposób będzie odpowiadał za jego organizację.
Na początku warto rozróżnić dwie usługi, które często są ze sobą utożsamiane.
Firma transportowa odpowiada przede wszystkim za fizyczne przemieszczenie ładunku z punktu A do punktu B. Spedytor natomiast organizuje cały proces: dobiera przewoźnika, ustala trasę, koordynuje terminy, dokumentację oraz reaguje w przypadku zmian pojawiających się podczas realizacji zlecenia.
W praktyce spedycja sprawdza się szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorstwo realizuje transporty na wielu kierunkach, ma zmienne wolumeny albo potrzebuje różnych rodzajów pojazdów w zależności od konkretnego ładunku. Dostęp do większej sieci przewoźników pozwala wtedy elastyczniej reagować na zapotrzebowanie niż współpraca ograniczona do jednego rodzaju taboru.
Nie oznacza to jednak, że jeden model jest zawsze lepszy od drugiego. Przy regularnych przewozach na tej samej trasie bezpośrednia współpraca z przewoźnikiem może być bardzo efektywna. Przy zmiennych zleceniach większe znaczenie zaczynają mieć możliwości organizacyjne operatora.
Naturalnie stawka pozostaje jednym z najważniejszych kryteriów wyboru. Problem pojawia się wtedy, gdy staje się kryterium jedynym.
Warto dokładnie sprawdzić, co obejmuje otrzymana wycena. Znaczenie mogą mieć między innymi opłaty drogowe, dopłaty paliwowe, postoje, dodatkowe punkty załadunku i rozładunku czy koszty wynikające ze zmiany terminu realizacji.
Szczególnie przy regularnej współpracy istotna jest przejrzystość zasad rozliczeń. Najtańsza oferta początkowa nie zawsze okazuje się najkorzystniejsza po doliczeniu dodatkowych kosztów.
Na cenę wpływają m.in.:
Dlatego bardziej miarodajne od pytania „ile kosztuje kilometr?” jest przedstawienie operatorowi konkretnego przykładowego zlecenia i porównanie kompletnych ofert.
Firma może realizować tysiące przewozów rocznie, ale nie oznacza to automatycznie dużego doświadczenia na trasie ważnej dla danego klienta.
Jeżeli przedsiębiorstwo regularnie wysyła towary na południe Polski, warto sprawdzić, czy operator rzeczywiście dysponuje przewoźnikami działającymi w tym regionie. Dobrze dobrana firma transportowa w Krakowie lub operator mający rozbudowaną sieć przewoźników w Małopolsce może łatwiej zorganizować regularne odbiory i reagować w przypadku nagłej potrzeby podstawienia dodatkowego auta.
Podobna zasada obowiązuje w przypadku innych regionów oraz przewozów zagranicznych. Deklaracja obsługi całej Europy mówi mniej niż konkretna odpowiedź na pytanie, ile transportów firma wykonuje każdego miesiąca na interesującej nas trasie.
Przed rozpoczęciem współpracy można więc zapytać:
Transport zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Towar może zostać uszkodzony, dostawa może się opóźnić, a po drodze może wystąpić sytuacja wymagająca zmiany przewoźnika lub trasy.
Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem współpracy należy sprawdzić zakres ubezpieczenia oraz warunki odpowiedzialności operatora.
Warto poprosić o aktualne dokumenty ubezpieczeniowe i upewnić się, czy ich zakres odpowiada wartości przewożonych towarów. Przy szczególnie wartościowych ładunkach może być zasadne zastosowanie dodatkowego ubezpieczenia cargo.
Równie ważne są zasady postępowania w przypadku szkody. Klient powinien wiedzieć, komu zgłasza reklamację, jakie dokumenty są wymagane i kto prowadzi dalszą komunikację z przewoźnikiem oraz ubezpieczycielem.
Problemy transportowe zdarzają się nawet najlepszym operatorom. Awaria pojazdu, korek, zamknięcie drogi czy opóźnienie na załadunku nie zawsze są możliwe do przewidzenia.
Znacznie ważniejsze jest to, jak firma reaguje w takiej sytuacji.
Dobry partner transportowy nie ogranicza się do przekazania informacji o opóźnieniu. Powinien możliwie szybko przedstawić rozwiązanie: nowy termin, pojazd zastępczy, zmianę trasy albo inne działania ograniczające konsekwencje problemu.
Już sposób obsługi pierwszego zapytania ofertowego może wiele powiedzieć o późniejszej współpracy. Jeżeli przygotowanie prostej wyceny trwa kilka dni, a kontakt z osobą odpowiedzialną za zlecenie jest utrudniony, podobne problemy mogą pojawić się również wtedy, gdy transport będzie już w trasie.
Organizacja transportu pomiędzy dwoma polskimi miastami różni się od przewozu obejmującego kilka państw. Dochodzą wtedy przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach, ograniczenia w ruchu ciężarowym, dokumentacja przewozowa czy – w przypadku kierunków poza Unią Europejską – formalności celne.
Dlatego przy regularnym eksporcie warto wybierać operatorów, dla których transport międzynarodowy stanowi stałą część działalności, a nie usługę organizowaną sporadycznie.
Znajomość konkretnego rynku może znacząco ułatwić rozwiązanie problemów pojawiających się po drodze. Dotyczy to między innymi organizacji alternatywnego przewoźnika, znajomości lokalnych ograniczeń czy odpowiedniego przygotowania dokumentów.
Szczególnej uwagi wymagają transporty ADR, chłodnicze, ponadnormatywne oraz kontenerowe. W takich przypadkach doświadczenie operatora z danym rodzajem ładunku powinno mieć większe znaczenie niż niewielka różnica w cenie frachtu.
Nawet dokładna analiza dokumentów i referencji nie pokaże, jak współpraca wygląda w praktyce.
Jeżeli jest taka możliwość, warto rozpocząć od jednego lub kilku próbnych transportów. Pozwala to zweryfikować między innymi:
Dopiero po takim teście można bezpieczniej zdecydować o przekazaniu operatorowi większej liczby zleceń.
Współpraca z firmą transportową lub spedycyjną ma przede wszystkim usprawniać działanie przedsiębiorstwa. Jeżeli dział logistyki musi stale kontrolować każdy etap przewozu, przypominać o dokumentach i samodzielnie szukać rozwiązania przy każdej zmianie, niska cena usługi szybko przestaje być jej największą zaletą.
Przy wyborze operatora warto więc patrzeć szerzej: na doświadczenie, zakres odpowiedzialności, ubezpieczenie, komunikację, dostępność przewoźników oraz znajomość tras istotnych dla firmy.
Cena pozostaje ważna, ale dopiero zestawienie jej z jakością obsługi i bezpieczeństwem pozwala ocenić rzeczywisty koszt współpracy. W transporcie najkorzystniejsza oferta to nie zawsze ta z najniższą stawką – znacznie częściej jest to oferta partnera, który potrafi dowieźć ładunek zgodnie z ustaleniami i skutecznie zareagować wtedy, gdy plan trzeba szybko zmienić.
Wykorzystujemy pliki cookie do spersonalizowania treści i reklam, aby oferować funkcje społecznościowe i analizować ruch w naszej witrynie. Informacje o tym, jak korzystasz z naszej witryny, udostępniamy partnerom społecznościowym, reklamowym i analitycznym. Partnerzy mogą połączyć te informacje z innymi danymi otrzymanymi od Ciebie lub uzyskanymi podczas korzystania z ich usług.